Imaginez un employé passant une journée entière à rechercher un simple document dans des archives débordantes. Cette situation, malheureusement courante dans de nombreuses entreprises, représente un coût considérable en temps, argent et ressources humaines. La gestion documentaire papier est coûteuse, inefficace et souvent source d'erreurs. PaperVision offre une solution performante pour passer à l'ère du numérique.
La dématérialisation des documents est devenue indispensable pour optimiser les processus, améliorer la collaboration et garantir la conformité réglementaire.
Papervision : une vue d'ensemble
PaperVision est une solution logicielle de gestion documentaire en mode SaaS, conçue pour répondre aux besoins des entreprises de toutes tailles, des PME aux grandes organisations, et dans divers secteurs comme la santé, la finance et l'éducation. Elle offre une interface intuitive et des fonctionnalités puissantes pour automatiser vos workflows, sécuriser vos données et améliorer la collaboration entre équipes.
Capture intelligente et automatisation des tâches
PaperVision automatise la numérisation de vos documents grâce à sa fonction de capture intelligente. La reconnaissance optique de caractères (OCR) assure l'extraction précise des données textuelles et des métadonnées, même à partir de documents de qualité médiocre. L'indexation automatique facilite la recherche et permet un gain de temps considérable. Nous avons constaté une augmentation de la vitesse de traitement de 45% par rapport aux méthodes traditionnelles.
- Numérisation rapide et précise
- Extraction automatique de métadonnées
- Indexation automatique pour une recherche facilitée
- Compatibilité avec différents types de fichiers
Workflows personnalisables et collaboration optimale
Configurez des workflows personnalisés pour automatiser la validation, l'approbation et la distribution des documents. Définissez des autorisations d'accès et suivez l'avancement des tâches en temps réel. PaperVision facilite la collaboration entre les équipes grâce à un système de partage sécurisé et de notifications instantanées. Une entreprise cliente a constaté une réduction de 30% de son temps de traitement grâce à l'automatisation des workflows.
Imaginez le processus d'approbation d'un contrat : notifications automatiques aux signataires, suivi en temps réel, archivage automatique une fois signé – le tout automatisé et transparent.
Sécurité et conformité: protection des données sensibles
La sécurité de vos données est notre priorité. PaperVision offre un système de chiffrement robuste, un contrôle d'accès précis et un audit trail complet, garantissant la conformité aux réglementations RGPD et HIPAA. La plateforme est certifiée ISO 27001. Nous avons investi 2 millions d'euros dans la sécurité de notre infrastructure.
- Chiffrement des données au repos et en transit
- Contrôle d'accès basé sur les rôles
- Audit trail complet pour la traçabilité des actions
- Conformité RGPD et HIPAA
Intégration avec les systèmes existants: un flux de travail unifié
PaperVision s'intègre facilement avec vos systèmes ERP et CRM existants, assurant un flux de travail unifié et une meilleure gestion des données. Cette interconnexion permet une synchronisation transparente de l'information et améliore la collaboration entre les services. Nous avons constaté une augmentation de 20% de la qualité des données après intégration avec le CRM.
Recherche avancée et fonctionnalités collaboratives: productivité maximale
Retrouver les documents nécessaires est rapide et facile grâce à la fonction de recherche full-text et aux filtres avancés. Le partage de documents, les annotations et les commentaires intégrés favorisent la collaboration et améliorent la communication. Nos utilisateurs ont signalé une diminution de 60% du temps passé à la recherche de documents.
Les avantages de PaperVision
- Automatisation des tâches: Gagnez du temps et améliorez l'efficacité.
- Sécurité accrue: Protégez vos données sensibles et respectez la conformité.
- Collaboration optimisée: Facilitez le partage et le travail collaboratif.
- Recherche simplifiée: Accédez rapidement à l'information dont vous avez besoin.
- Intégration fluide: Connectez PaperVision à vos systèmes existants.
- Economies de coûts: Réduisez les coûts liés à l'archivage physique et à la gestion papier.
Limitations et considérations
Bien que PaperVision offre de nombreux avantages, il est important de noter quelques points. L'implémentation initiale peut nécessiter une formation des utilisateurs, et le coût peut varier en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Certaines fonctionnalités avancées peuvent demander une période d'adaptation.
PaperVision est bien plus qu'un simple logiciel de gestion documentaire. C'est une solution qui transforme la façon dont les entreprises gèrent l'information, améliorant l'efficacité, la sécurité et la conformité. Contactez-nous pour une démonstration personnalisée.